署认证合同后，厂家应该在规定的时间内(一般在认证审核的一个月前)将文件送到认证机构或审核员手中。不同的认证机构对文件有不同的要求，在签订审核合同之前应该就文件种类和内容与认证机构和审核人员交换意见。不过不管是哪一家认证机构，下列基本文件是应该具备的。FSC认证

　　1.背景资料。介绍加工厂的基本情况信息，包括产品、规模、设备、人员和所有者等方面的信息。FSC认证

　　2.经营规划。是一个相对远景的计划，目的是为工厂的生产、管理、经营前景和环境保护等绘制一个蓝图。内容包括量化的经营目标、经营现状，将来产品种类、数量、投资方面的发展计划以及环境保护计划等。

　　3.生产流程(含物料流程)。介绍从原料到中间产品(半成品)再到产品的生产过程，包括每一个流程的投入和产出物料的种类及数量、所使用的设备的生产能力、操作人员数目等。

　　4.程序文件。介绍操作时应该采取的步骤。主要应该包括：a.仓储管理程序文件——规定获认证的原料、半成品及产品在仓储过程中如何与非认证物质清晰分开的步骤；b.加工管理程序文件——规定在产品生产加工过程中，相关人员如何将获认证的原料、半成品及产品与非认证物质清晰分开，并保证产品中含认证原材料所占的比例达到CoC认证的要求的步骤；c.购销管理程序文件——规定在购买原材料和销售产品的过程中(如果有运输过程，也要包含在内)，相关人员如何将获得认证的物质与非认证物质清晰分开的步骤；d.其他程序文件——与厂家特定的经营活动相关，规定在其他相关环节中，相关人员如何将获认证的物质与非认证物质清晰分开的步骤。

　　5.技术规程。与程序文件相对应，用于制定程序文件中所规定的操作步骤所采用的具体的技术参数和标准要求。

　　6.年度购销计划。在一年的期间内，厂家购买原料和销售产品的计划。内容包括计划时间段、购买获得认证的和非认证的原材料的数量和种类、所涉及的商家名称和地址、资金支持和回收等。

　　7.业和产品带来的效益是显著的，主要表现在如下几个方面：织。原料(木材或木产品)购买记录。包括日期、品种、数量，产地、是否有FSC认证、何种认证(FM／CoC)、供应商、卖方人员、买方人员等。

　　8.原料及产品仓储记录。包括入仓记录和出仓记录，内容有：日期、品种、数量、是否有FSC认证、何种认证(FM／CoC)、包装、存放位置、保管方法等。最后由相关操作人员签署。

　　9.产品销售记录，含购销合同。包括：日期、品种、数量、是否有FSC；CoC认证、包装、购买商等，最后由供销双方人员签署。

　　10.认证机构要求的其他文件。

　　四、现场认证审核

　　现场审核就是认证机构的审核员接受厂家委托，到加工现场所在地进行实地考察，以了解厂家的实际运作是否满足FSC/CoC标准的要求，或与标准的差距，并提出改进建议的过程。现场审核主要关注以下几个方面。

　　1.厂家的生产、管理、购销和仓储等方式是否与厂家提供的文件相吻合，包括是否与运作程序、技术规范和记录的结果、数据等相吻合。这种审核贯穿整个现场审核的全过程。厂家经常出现的两个问题是：a.部分的操作细节被忽略，用“取巧”的方式来替代文件中规范的操作；b.厂家不能预料可能出现的困难，在编写文件时提出了过高的要求，导致实际操作时难以达到。这些情况对认证或多或少有影响，但只要不涉及关键环节，例如没有将认证的原材料与非认证原材料清晰分开等，就不是致命问题，可以通过解释和制定改进计划解决。

　　2.审查购买的原材料是否是经过认证的木材或木材制品以及该原材料的数量是否与购买清单上的数量吻合。

　　3.检查获认证的原材料在购销、运输、仓储和生产加工过程中是否与非认证原材料清晰分开。

　　4.检查生产某产品的原材料中，获得认证的原料的比例是否已经达到了CoC认证的最低要求。一般地说，如果审核员认为需要的话，可能访问厂家的其中一家原料供应商，了解该原材料的供应量、包装、FSC标志的使用方法和运输方法。

　　现场审查的时间与审查点的分布有关，一般为2天左右，最后，审核员要用约2小时的时间，向厂家介绍现场审核中发现的主要问题，以及对于将来进一步改进的意见。

　　现场审核结束后，认证机构会在1.5～2个月内向厂家提交审核报告，审核报告中要介绍审核的情况和发现问题，以及对于是否授予FSC/CoC证书的建议。

　　五、FSC/CoC标志的使用

　　如果认证公司认为厂家的文件和整个操作管理程序并无严重问题，基本符合CoC认证的要求，就可以授予FSC/CoC认证。由认证机构与厂家签订标志使用合同，合同中规定了厂家使用标志的权限、产品范围、时间期限、使用方法和违反规定的处理办法等。签订合同后厂家就可以在相应的产品上使用标志。

　　获得认证的厂家有权且必须在自己的产品上使用FSC标志，以确保认证产品和非认证产品的区分，便于获认证木材及木产品的跟踪管理。任何一种直接或间接以木材为主要原料的产品，只要顾客需要它是具有FSC认证的而厂家也愿意申请FSC认证的，那么这种产品从最初始的原材料——来自森林的木材，一直到最终产品的零售商，每一个加工环节都要进行FSC的认证，而每一个前一级的产品，其获得认证是后一级产品获得认证的必要条件。所以按照FSC的标志使用的要求，在产品及包装上使用标志，是保证加工厂满足CoC标准的需要，同时也有利于认证机构进行CoC的认证审核。

　　六、年审

　　同FSC/FM的认证一样，CoC认证的有效期也是5年。在此期间，厂家应该保持良好的管理，以长期满足CoC标准的要求。认证机构一年一度还要对厂家进行审核，以确认厂家是否一贯按照CoC的要求。年审的规模要小一些，过程相对简单，时间也短一些，主要是针对上次审查发现和要求改进的问题，看看是否得到了改进。当然，审核员也可以就自己关心的任何问题进行审查。另外，认证机构也可以在年审之外的任何时间进行随机抽查。